정리정돈을 잘하면 무엇이 좋을까요? 무언가를 찾을 때 편리하게 찾을 수 있다는 장점이 있습니다. 다만, 여기에도 선후가 있는데요 정리를 잘한다는 것은 당장 귀찮지만 나중에 편하다는 점, 정리를 안 한다는 것은 당장 편하지만 나중에 찾기 힘들다는 점을 선택하는 것입니다. 요즘 파일이 워낙 많다 보니 이제는 정리를 해야 할 필요가 있지 않을까요?
컴퓨터 폴더 정리 꿀팁 노하우 알아두면 좋은 정보 총정리
누구나 한번쯤 바탕화면에 모든 자료들을 쌓아준 적이 있지 않나요? 그렇다면 컴퓨터는 당연히 느려질 테고, 컴퓨터를 키는 순간부터 숨이 턱 막히지는 않을까요? 앞서 이야기한 것처럼 지금 당장 편하고 나중에 힘들어도 괜찮으신 분들이라면 굳이 필요하 지 않는 내용이지만, 이제라도 정리를 하고자 하는 분들이라면 필요하지 않을까 합니다.
1. 컴퓨터 폴더 정리 제 1장_바탕화면 부터 깔끔하게
바탕화면은 깔끔해야 합니다. 정말 엄청난 사람들은 바탕화면에 아무것도, 내 컴퓨터 또는 크롬조차 남겨놓지 않은 사람들이 있습니다. 하지만 저 같은 사람은 최소한의 미덕이 필요 하디 때문에 내 컴퓨터, 크롬 정도는 남겨둬야 하지 않을까요?
바탕화면에 이것저것을 다 두면 일을 하기 싫어질 뿐더러 다른 사람에게 파일을 전달해야 할 때 잘못 전할 할 수도 있습니다. 그래서 바탕화면은 깔끔하게 정리하는 것이 가장 좋습니다.
1) 바탕화면에는 최상위 폴터나 중요한 폴더, 아니면 기본 폴더만 두는 것이 가장 좋습니다.
2) 그리고 바탕화면은 최소화하고 자주 사용하는 프로그램이나 폴더는 하단의 작어표시줄에 고정하는 것이 깔끔하게 정리하는 첫 번째 발걸음입니다.
2. 컴퓨터 폴더 정리 제 2장_폴더의 분류 또는 규칙 정하기
1) 개인, 공통, 업무 등으로 분류를 하는것이 중요합니다.
2) 업무 단위별로 폴더(대분류)를 구분하고 각 폴더 안에 상세 업무별로 하위 폴더(소분류)로 구분해야 합니다.
3) 분류를 해야 하지만 최대한 단순화시키도록 노력해야 합니다. 세분화 시킬수록 파일을 찾으려면 계속해서 클릭해서 상위 폴더에서 하위 폴더로 들어가야 하는 귀찮음이 발생하기 때문에 정리하는 것이 오히려 독이 될 수 있습니다. 업무효율을 높이기 위해서는 세분화를 최대한 단순화해야 합니다.
4) 주기적으로 작성하는 문서는 기간별로 정리하는 것이 좋습니다. 일정한 주기로 일간, 주간, 월간, 분기, 반기 등 일정 기간을 두고 하는 일은 날짜별로 정렬하는 것이 좋습니다. 월간자료의 경우 상위 폴더를 월간 자료로 지정하고 하위 폴더를 2021년, 2022년, 2023년 등으로 만들어서 관리하는 편이 좋습니다.
5-1) 매년 다른 업무를 하는 사람이라면
- 연도별로 구분하고 > 업무 대분류에 따라 폴더를 나누고 > 대분류 업무 성격에 따라 소분류를 구분합니다.
- 2022년
001 발표자료 만들기
01 월간보고서.
002 워크숍일정 정하기
01 상반기
02 하반기
- 2021년
001 업무보고서 작성
01 계획
02 예산
5-2) 매년 같은 업무를 하는 사람이라면
- 최상단의 업무 대분류로 구분하고 > 소분류 폴더를 나누고 > 각 폴더의 업무에 대해 기간을 구분합니다.
001 인사관리
01 채용
02 급여관리
2022년
2022년 1월
2022년 2월
2023년
03 근로계약
3. 컴퓨터 폴더 정리 제3장_폴더 이름 정하기
1) 규칙없이 단축어, 별명 등을 사용하면 관리가 어렵고 띄어쓰기를 하기보다는 언더바를 사용해야 합니다. 띄어쓰기를 하여 공백이 생기면 검색도 어렵고 파일명이 길어지면 폴더 정렬 시 순서가 꼬일 수가 있습니다.
2) 폴더별 규칙 넘버링은 알파벳 한글자모보다 숫자로 하는 것이 좋습니다. a, b, c 로 시작하기보다는 001, 002, 003, 004, 005와 같은 숫자로 하는 것이 좋습니다.
3) 숫자, 날짜 등을 입력할때 빈 자릿수는 0으로 꼭 채워 넣으세요. 2022년 1월 9일과 2022년 1월 12일의 폴더를 만들 경우 202219와 2022112로 했을 때 처음 만들 때는 202219가 먼저 배치되지만 정렬을 할 경우 12일의 폴더가 먼저 올라가 게 됩니다. 따라서 날짜나 숫자를 넣을 때 '0'을 넣어서 자릿수를 맞춰 주는 것이 중요합니다.
4) 특수분자 활용하기, 숫자로 표기하는 것도 좋지만 정말 자주 사용하는 폴더라면 ★♦︎❍등 특수 문자를 사용하면 상단으로 배치되어 보기도 편하고 사용하기도 빠르고 좋습니다.
4. 컴퓨터 폴더 정리 제4장_파일명 구분하기
폴더의 가장 하위에 들어가는 파일명은 기본은 '연도', '프로젝트명 or문서명', '버전', '최종 유무'를 사용하기
예) 20230105_23년유통관리계획(안)_v1.0 >>>최종 자료 20230105_23년 유통관리계획(안)_fn 등으로 정하여 관리하면 좋습니다.
1) 띄어쓰기를 하지 않고 하이픈으로 하고 버전을 1.0, 1.1 등으로 작성을 하는 것이 글자 칸 수 때문에 흐트러지는 것을 예방합니다.
2) 최종자료에는 마지막 마무리표히가 필요합니다. ff or fn 등을 사요 하면 좋은데, 상사에 따라 영어가 아닌 한글로 '최종'을 적는 것도 또 하나의 팁입니다.
(정리)
3) 계속 수정할 파일이면 f1.0,f2.0,f3.0 또는 v1.0, v2.0, v3.0을 사용하세요.
4) 버전에도 소수점 자리까지 사용하는 것이 좋은 이유가, 큰 업데이트나 수정 혹은 지시가 바뀌었을 때 사용하세요.
5) 마지막으로 수정했던 파일들은 그 폴더에 넣는 것보다 'f ing, 수정중'등 의 하위 폴더에 넣으면 나중에 보거나 참고할 때 편리합니다.
5. 컴퓨터 폴더 정리 제5장_기타 폴더 만들기
기타 폴터를 만들어서 마무리를 깔끔하게 만들오 보세요, 여유가 없을 때 미리 만들어 둔 기타 폴더에 넣어두기, 바탕화면 등에다 만들어도 좋습니다. 급한 일을 처리해야 할 때 바탕화면에 두거나 어디에다 정신없이 만들었다가 다시 찾아야 할때 난감한 경험을 해보신 분들이 계실 텐데요, 이럴 때 필요한 팁이 바로 기타 폴더입니다. 그렇지만 시간이 날 때는 바로바로 카테고리에 맞게 넣어주는 것이 또 하나의 팁입니다.
6. 컴퓨터 폴더 정리 제5장_휴지통으로 된 임시 휴지통 폴더 만들기
휴지통 비우기나 sift+del, 을 사용한다면, 한번 영구 삭제된 파일은 끔찍하게도 살아날 수 없습니다.
1) 휴지통에 바로 넣거나, Del 키를 눌러 삭제하기보다, 한 번 더 '휴지통으로 된 폴더'에 임시로 넣어두세요.
2) 업무가 끝나 거사, 한 해가 지나갔다면 주저하지 말고 삭제하세요. 기본적으로 한 달이 지나도록 사용하지 않는다면 휴지통으로 날리세요.